Od papíru a XLS k digitálnímu zprostředkování obchodu

Finančně poradenská společnost šla do digitalizace postupně - nejdřív webové formuláře, později překopání procesu a nové moduly (AML, GDPR, podpisy). Dodnes brzdí legacy systémy, jejichž decommissioning ještě není hotový.

Výsledek: Digitální řízení obchodu s novými moduly pro compliance a podpisy - po postupném přechodu, změně přístupu vedení a dlouhodobé práci s legacy.

Výchozí stav

Zprostředkování obchodu běželo papírově, povinná dokumentace v XLS. Firma chtěla digitalizaci, ale nejdřív nešlo přesvědčit vedení, že nestačí „převést formuláře na web“ a že je potřeba překopat proces.

Přechod proto začal postupně. První krok - webové formuláře - zrychlil část práce, ale neřešil podstatu: řízení procesu, compliance ani dlouhodobou architekturu pro in-house rozvoj.

Paralelně vše naráželo na legacy systémy. Technologicky i procesně nevyhovovaly, byly ale tak zadrátované do firmy, že každý návrh musel zohledňovat dopady do nich. Decommissioning je zdlouhavý a dodnes není dokončený.

Co jsme udělali

V dalších fázích se podařilo prosadit změnu přístupu: nejdřív proces, pak systémy. Společně jsme navrhli business proces zprostředkování obchodu a architekturu pro in-house vývoj.

Vzniklo několik nových modulů potřebných k řízení procesu - včetně AML, GDPR, elektronických podpisů a související dokumentace. AI jsme zapojili tam, kde snižuje ruční práci s dokumenty. Ne jako náhradu za jasný proces.

Celou dobu jsme navrhovali změny s vědomím legacy reality: co jde oddělit hned, co musí koexistovat, a jak postupně snižovat závislost na starých systémech, aniž by se zastavil obchod.

Výsledek

Obchod běží digitálně výrazně dál než na „webových formulářích“. Firma má moduly pro řízení procesu a compliance a architekturu, na které může in-house tým stavět.

Legacy stále existuje - decommissioning pokračuje. Ale už to není slepá digitalizace papíru: vedení i tým vidí, proč procesní redesign a nové moduly byly nutné, a další kroky se dají plánovat bez opakování první zkratky.